[서평] 일 잘하는 시간관리 습관: 일, 시간, 성과 (삼성경제연구소)

 

 

이 책은 삼성경제연구소의 시간관리연구팀에서 작성한 책이다 (팀 이름이 시간관리연구팀이라니!). 연구소에서 지은 책이다 보니, 시간관리에 대한 여러 이론과 사례들을 묶어서 이해하기 쉽게 잘 정리된 책이라는 느낌이 들었다. 약간 교과서적인(?) 얘기라는 생각도 살짝 들었지만, 여기에서 나온 시간 관리 기법들을 생각해보고 내가 어떤 것들을 나의 일에 적용할 수 있는지 생각해 볼 수 있어 도움이 되었다.

 

보통 시간관리라고 하면 아래와 같이 '긴급도'와 '중요도'에 따라 일을 4가지 카테고리로 구분하는 매트릭스를 자주 봤었다. 이 매트릭스의 핵심은 '중요하지만 긴급하지 않은 일'들을 의식적으로 우선순위를 높여 진행하고, 중요하지 않은 일에 투입되는 시간을 최소화 하기 위해 시간 관리를 하는 것이다. 업무뿐만 아니라 일상 생활의 모든 영역에 대해 적용할 수 있는 매트리스이다.

 

[스티븐 코비의 시간관리 매트릭스]

1) 긴급하고 중요한 일

2) 긴급하지만 중요하지 않은 일

3) 중요하지만 긴급하지 않은 일

4) 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일

 

 
이 책에서는 이러한 시간관리 매트릭스에 새로운 축을 기준으로 업무를 구분한다. 아래 그림과 같이 '일의 가치'와 '시간 제한'의 여부에 따라 4개의 카테고리로 일을 구분한다.

 

[책에서 소개하는 업무 시간관리를 위한 구분] 

 

 

 

본질적 업무에 몰입하기

1. 목표와 계획 세우기

책에서는 목표를 세우고 관리하는 기법으로 많이 사용되고 있는 3가지 방법(만다라트 기법, 조지 도런의 SMART방법론, 앤디 그로브의 OKR)을 소개한다. 개인적으로는 구글의 성과관리 방법으로 사용되고 있는 OKR 방식에 관심이 많다. 회사에서의 성과 측정을 위해 사용되고 있는 방법이지만, 내가 아침일기를 쓸 때 확언 시간에도 OKR을 쓰면 어떨까 생각을 했다. Google에서 소개하는 OKR 방법을 다시 한번 복습하고 정리해야 겠다.

 

일을 시작할 때 우선순위를 세우는가? 당연히 해야할 것 같지만 그렇지 못했다. 우선순위를 세우지 않으면 당장 급한 일, 그리고 단기간에 성과가 나는 것처럼 (완료가 된 것처럼) 보이는 일에만 집중하게 된다.  물론 장기적인 계획은 중간 상황에 따라 계속 변할 수 있다. 

중요한 것은 계획 자체가 아니라 그 계획을 수정하며 실행력을 높이는 것이다. 

'장시간전망'이란 자신이 미래에 대해 어느 정도 시간까지 고려하고 있는가에 대한 감각을 말한다. 사회적 성공을 이룬 사람일수록 좀 더 먼 미래를 고려하여 계획을 세운다고 밝혔다. 성공한 사람들은 5년, 10년, 20년 후 자신이 어디 있기를 원하는지 정확히 설정해 미래 지향적 목표를 수립한 뒤 그 목표를 기준으로 다시 역으로 세부 실행계획을 수립한다.

 

2. 덩어리 시간 확보하기

멀티태스킹이 오히려 일의 효율을 떨어뜨린다. 한 가지 일에 몰입하지 못하고 여러 업무를 수해하는 경우 태스크 스위칭 과정에서 주의력이 떨어지고, 통찰력과 기억력 등이 모두 떨어진다는 연구 결과가 많았다. 그리고 나 스스로도 멀티태스킹이 오히려 업무 성과와 몰입도를 낮추는 경험을 여러번 했다.

 

그런데 우리는 왜 멀티태스킹을 하면서 일을 잘 한다는 느낌을 받을까?  정신적 만족감 때문이다. 뭔가 바쁘게 많은 일을 하고 있다는 느낌 때문에 더 일을 잘하고 있다고 착각하는 것이다. 그러나 멀티태스킹이 끝나고 돌아봤을 때 그 일들에서 제대로 성과를 냈을까? 여러 과제를 넘나들며 처리하는 것은 한 가지 일에 집중하는 것보다 더 많은 에너지를 필요로 하기 때문에 일을 마치고 난 뒤 더 큰 피로감을 겪는다.

 

다니엘 레비틴 교수는 인간의 뇌에는 '새로움 편향'이 있다는 점을 지적한다. 우리 뇌는 새로운 것이 나타나면 그 매력을 굉장히 높게 인지한다. 그런 탓에 한 가지 과제에 집중하려 애를 쓰다가도 무언가 새로운 것이 나타나면 거기에 쉽게 관심을 빼앗기고 이는 우리가 알지 못하는 사이 어떤 '중독'에 빠져들게 만든다. 

 

자주 보는 유튜브 채널에서 시간관리 방식 중 Time Blocking 방식이라는 것을 알게 되었다. 최근 회사에서 출근하면 그날 그날 해야할 일 중 긴 시간 투입이 필요한 일을 어느 시간에 할지 미리 정하고 캘린더 일정에 등록하고 난 후 본격적으로 업무를 수행하고 있는데, 내게는 시간관리에 있어 도움이 되는 방법이었다. 

덩어리 시간을 만들기 위한 루틴을 만들자! 

 

 

3. 몰입

내가 가진 역량에 비해 어려운 업무를 집중하려면 코칭과 의식적 연습이 필요하다. 역량을 높여서 내가 해낼 수 있는 수준으로 만들어야 몰입이 가능하다. 반대로 지루한 업무는 의도적으로 시간을 제한하고 그 시간동안은 집중하는 방식을 사용해 보자. 예를 들어 내가 하기 싫고 귀찮은 업무가 주어졌을 때, 그 일을 수행할 최소한의 시간을 배정하고, 무조건 그 시간안에 끝내기 위해 그 일을 빠르게 처리하는 방법을 써보는 것이다. 

 

또한 몰입을 시작하기 위한 의식을 준비하는 것도 업무 몰입에 도움을 줄 수 있다.

새로운 과업을 시작하기 전 해당 업무로 돌아갔을 때 가장 먼저 해야할 일을 적어둔다. 뇌로 하여금 예전 일을 더 이상 기억할 필요가 없음을 알려주는 것이다.

 

 

 

미래 준비성 업무에 투자하기

1. 나의 경쟁력 파악하기

"사람은 강점을 통해서만 성과를 만들어낼 수 있다. 약점으로는 절대 우수한 성과를 낼 수 없다. 능력이 안되는 일을 평범한 수준으로 끌어올리는 것은 우수한 능력을 월등한 수준으로 높이는 것에 비해 훨씬 많은 에너지와 힘이 든다."

 

나의 강점을 찾는 방법은 무엇인가. 끊임없이 스스로에게 질문을 던져보는 것이다. 내가 어떤 일을 할 때 성과를 잘 내고 몰입하면서 일을 하는가? 이런 질문들을 통해 메타인지 (생각에 대한 생각) 능력을 키워야 한다. 내가 무엇을 알고, 무엇을 모르고, 어떤 일을 할 때 얼만큼의 시간이 드는지, 나에게 맞는 지식 습등 방식이 무엇인지 등이 모두 메타인지이다.

나 스스로에게 이런 질문들을 던져본적이 없던 것 같다. 막연하게 이런 업무 분야를 내가 좋아하는 구나 정도였지, 제대로 진지하게 고민을 해보적은 없었다. 

 

2. 역량 발전시키기

내가 발전시키고 있는 스킬에 대해 원하는 수준에 대한 목표를 정하고, 그것을 달성하기 위한 의식적인 노력을 구체화해서 꾸준하게 실천한다.

성장형 마인드셋을 통해 우리의 뇌는 계속해서 발전해 나간다는 사실을 생각하고, 실패에 대한 회복 탄력성을 높여 나간다. 스스로 업무 수행의 결과를 예측해보고, 수행하고 실제 결과와 비교하여 피드백을 한다.

 

 

단발성 업무를 통제하기

단발성 업무는 본연의 업무는 아니지만 협업을 위해 다른 부서에서 요청을 받은 일을 의미한다. 이 때 가장 어려운 것은 시간 통제감이 없다는 느낌일 수 있다. 미리 예측하고 본질 업무에 집중하기 위한 덩어리 시간을 만들기 위한 나름의 계획을 세우는 것만으로도 시간 통제감을 다시 회복할 수 있다.

 

시간 통제감이 없는 상황에서 학습된 무기력에 빠질 수 있다, 날마다 반복적으로 불편한 상황에 놓이게 되면 그 일을 어쩔 수 없이 감당해야 하는 일로 치부해버리는 것이다.
단발성 업무를 마주할 때 드는 또 다른 생각은 '원래 뭔가 하려고 했던 시간을 빼앗겼다'이다. 자신의 시간이 손실을 입었다는 인식은 부정적 감정을 일으키기 쉽다. '예상치 못했던 손실' 보다는 '이미 예상했던 일' 이라고 생각해보자. 

단발성 업무도 마찬가지로 긴급성과 중요도에 따라 내가 직접 빠르게 수행하거나, 수행 시간을 미루거나, 다른 사람에게 위임하는 등의 활동을 해야한다.

 

 

보조적 업무 효율화 하기

회의 일정 잡기, 메일 쓰기, 보고자료 쓰기 등등 업무 수행에 따라오는 부수적인 활동들을 말한다.
보조적 업무는 단발성 업무와 달리 스스로의 노력에 따라 충분히 효율화가 가능한 업무 영역이다. 그렇지만 일을 하면서 내가 얼마나 보조적 업무에 시간을 쓰고 있고 그 일을 더 줄일 방법이 있는지는 깊이있게 고민해 보지 못했던 것 같다. 어떤 날은 보조적 업무만 수행하다가 하루가 끝나기도 하는데도 불구하고.

하루 종일 이런저런 보조적 업무를 처리하며 정신없이 시간을 보내고 나면 열심히 일했다는 생각이 든다. 이러한 업무는 우리의 변연계가 큰 고전을 하지 않고도 쉽게 처리할 수 있고, 끝냈다라는 만족감을 느끼게 해주기 때문에 생각하고 고민해야하는 생산적 업무에 비해 좀 더 빠져들기가 쉽다.

바쁘다는 말은 결코 훈장이니 능력의 징표가 아니다. 오히려 나에게 업무의 우선순위 설정이나 시간분배의 권한과 능력이 없다는 의미이며, 이는 시간관리에 실패하고 있음을 시인하는 것이기도 하다.

 

 

코로나로 주 3일 재택근무를 실시하면서 일의 성과가 잘 안나온다는 고민을 하고있다. 처음 2주간은 '에이 좀 쉬면서 일하지 뭐'라고 생각했지만 그런 상태가 몇 개월 지속되면서 제대로 일을 못하고 있었다. 특히 본질적 업무를 위한 덩어리 시간 확보가 어려웠다. 책을 읽으면서 재택근무 기간에 실천해야 겠다고 생각한 것들을 정리해 보았다. 이것들을 실천하며 재택근무의 업무 시간 관리 퀄리티를 높여보자!

1. 하루 업무 시작전에 나의 본질적 업무에 집중할 시간과 할 일을 정해둔다. (이 시간에는 메신저나 이메일을 보지 않는다.)

2. 다른 업무로 전환해야 할 때는 다음번 다시 이 업무로 돌아왔을 때 어떤 업무를 할지 노트해 둔다.

3. 내게 필요한 업무 역량을 정의하고 그 역량을 높이기 위한 의식적 훈련을 계획한다.

4. 쉽지만 지루한 업무는 데드라인을 타이트하게 잡고 빠른 시간 안에 끝낸다.